сегодня: 18.12.2018 Добавить закладку | Контакты
Юнико

Публикации

Источник: журнал "Фармацевтическое обозрение" Май 2013 / №05 (135)

 

Запасы требуют оценки и контроля

 


Оптимизация складских запасов в аптеке


Текст: Александр Тягунов, директор ООО "Биотехнология" (г. Нижний Новгород)

 

Товарный запас аптеки - это сумма всех товаров в денежном выражении, которая считается в розничных ценах. Товарный запас важно правильно оценивать и контролировать. Ведь в случае перегрузки аптеки товаром мы просто “замораживаем” свободные деньги, которые могли бы потратить на насущные цели. А в случае нехватки товара высок риск дефектуры. Широкая дефектура крайне негативно сказывается на имидже аптеки. Поэтому вопрос, контролировать товарный запас или нет, в данном случае не стоит. Обязательно контролировать, и регулярно (минимум – раз в месяц, оптимально - еженедельно).

 

Но для того чтобы контролировать товарный запас, необходимо определиться с нормой товарного запаса. Процесс этот творческий. И вам должна помочь ваша учетная система. Проще это сделать на основании статистики продаж. Считается, что товарный запас должен быть равен месячному обороту аптеки, и оборачиваемость товарного запаса = 1 (т.е. выручка/средний товарный запас=1). Помните, что при увеличении этого коэффициента выше 1,6 возрастает вероятность дефектуры, а при уменьшении до 0,5 склад будет, скорее всего, перегружен товарами. Конечно, эти цифры приблизительные и могут отличаться, например, в ситуации открытия новой аптеки или в случае изменения формата аптеки (расширение ассортимента).

  

Структура товарного запаса
Классическая структура товарного запаса аптеки подразумевает деление на лекарственные средства, БАДы, изделия медназначения, космецевтику и т.п.
Чтобы управлять финансовой стороной, предлагаю взглянуть на товарный запас с точки зрения скорости продаж (диаграмма 1).Тут нам поможет АВС-анализ. Обращаю ваше внимание, что аптечная учетная система обязательно должна включать АВС-анализ.
 


Диаграмма 1. Структура товарного запаса по скорости продаж
 
С этой точки зрения все товары делятся на:
ядро (наиболее продаваемые товары из (-) первых 100-150 позиций группы А);
тело (остаток от группы А и полностью группа B);
ассортиментные (группа С).
 
Назвать последнюю группу полностью балластной нельзя, она будет присутствовать при проведении АВС-анализа всегда. Большую часть группы С  составят ассортиментные позиции, которые нам необходимы. Но следует понимать, что в группу С также войдут: неликвидные товары, товары с истекающим сроком годности, некоторые дублирующиеся и оттого редко продающиеся товары. 
 
При проведении АВС-анализа вы увидите практическое подтверждение правила Парето (наибольшую долю продаж (около 80%) дает наименьшая группа товаров (около 20%). В фармацевтике процентное соотношение отличается (как правило, 10-15% товаров дают основной оборот), т.к. правило Парето все-таки больше соответствует производству 100-летней давности.
 
После того как мы разделим все товары по группам, мы можем начать с ними работать. Составив список ядра ассортимента, необходимо обеспечить постоянное и безотказное присутствие этих товаров в нашей аптеке. И  второе направление наших усилий - это постоянное сокращение балластных позиций.

Разберемся с ядром
Ядро - это те товары, которым свойственны высокие продажи, высокая прогнозируемость спроса (“гарантированный сбыт”) и, вероятно, высокая наценка. Таких позиций у вас может быть 100-150, не больше.
 
И первое, что необходимо сделать, это ознакомить всех сотрудников со списком ядра. Фокусирование внимания сотрудников на самых продаваемых товарах предупредит их попадание в дефектуру, позволит вовремя реагировать на конкуренцию по цене с соседними аптеками, тем самым увеличив прибыльность. 
Для аптек, расположенных внутри ЛПУ, стоит использовать матрицу ассортимента и прописать позиции ядра жестко. Но, конечно, раз в месяц необходимо контролировать и пересматривать матрицу.
 
Используйте в своей работе отчет по нулевым дням - этот отчет даст вам возможность контролировать качество и полноту присутствия товаров группы А.
Дополнительно вы сможете оценить работу заведующей или сотрудника, ответственного за заказ.
 
Еженедельно формируйте отчет по стоп - эффекту. Этот отчет будет особенно актуален для аптек, расположенных в ЛПУ. Благодаря ему вы сможете своевременно реагировать на резко изменившийся спрос на товары из списка топ-позиций и изменение структуры выписки в ЛПУ.


Товары, которые надо сокращать
Теперь перейдем к товарам, которые мы будем сокращать.
1) Неликвиды
Это товары в аптеке без движения более 100 дней и товары с истекающим сроком годности. Обратите внимание, что в список неликвидов могут попасть товары сезонные (например, летом - шерстяные пояса, теплые колготки, зимой - средства для загара, средства от комаров).
 
Для того чтобы сократить список "неликвидов", надо выполнить несколько условий:
1 список с неликвидами должен быть известен всем: и первостольникам, и заведующей;
2 этот список необходимо актуализировать не реже, чем раз в неделю;
3 результаты сокращения или прироста списка публично объявлять в аптеке;
4 желательно, чтобы результаты работы по сокращению списка неликвидов влияли на зарплату сотрудников.
Но вычитание неликвидов из зарплаты первостольников - это демотивирующий фактор.

2) Дубли
Это разные по наименованию, но одинаковые по своей сути товары для покупателя. Например, бинт стерильный и нестерильный. Зачастую посетителю аптеки нет необходимости купить именно нестерильный бинт. Поэтому можно оставить в ассортименте только стерильные. К дублям можно отнести одинаковые товары разных производителей (Анальгин 500*10 Медисорб и Анальгин 500*10 Тюменский).
 
Тактика борьбы с дублями одна - объединять их в группы заказов.
Бессмысленно расширять ассортимент позициями, аналоги которых уже представлены в ассортименте. И различия между ними для покупателя неясны. Т.е. при автоматическом формировании заказа в заявку поставщику будет попадать позиция, только если закончились все варианты.

3) Заказные позиции
Часто возникает ситуация, когда товар, доставленный под конкретного покупателя, заказывается заново. “Заказные” товары, как правило, дорогостоящие и всегда редко продающиеся. Реализовать такие ошибочно заказанные товары будет крайне сложно.
Учетная система должна уметь блокировать “заказные” позиции от автоматического заказа.

Подведем итоги
Работа  по оптимизации складских запасов ведется в двух направлениях.
1 Обеспечение бездефектурного наличия первых 100-150 позиций группы А по АВС-анализу:
достаточный запас;
использование товарной матрицы;
контроль дней с нулевыми остатками;
контроль над стоп-эффектом.
Все перечисленные мероприятия должна уметь обеспечивать ваша учетная система.

2 Сокращение балластных позиций:
публичный список неликвидов;
(товары с низкой скоростью продаж, истекающие сроки годности, не путать с сезонными);
план продаж по неликвидам с еженедельным контролем
(список неликвидов необходимо обновлять еженедельно, т.к. он будет пополняться устаревающими позициями);
объединяйте дублирующиеся позиции в группы для правильного формирования заказа в разрезе групп;
блокируйте повторный автоматический заказ товаров, пришедших “под заказ”.
 
И главный совет - постоянно считайте.
Считайте оборачиваемость склада (в целом и по группам). Один раз в месяц стройте АВС-анализ. Заведите себе табличку в excel или в google docs и заносите в нее еженедельно сумму остатка по аптеке - это вам позволит наглядно контролировать динамику склада. А если вы ее дополните данными по продажам, то оборачиваемость склада и его динамика (прирост, убыль) будет считаться автоматически. Добавив в таблицу сумму по неликвидам, вы получите готовый «монитор руководителя» с основными показателями вашей аптеки.



Контакты | Автоматизация предприятий | Компьютерное и торговое оборудование | Семинары и конференции

Rambler's Top100 Яндекс цитирования Copyright © 2003 - 2018 НТО «Юнико»
E-mail: webmaster@uniko.ru